Check list para implementar CRM Open Source

Según recientes encuestas, el 80% de los proyectos de implementación de software CRM de código abierto y software propietario no logran cumplir con las principales funciones y las expectativas generadas. Muchas empresas apuestan a sus proyectos gastando enormes excesos de presupuesto y aún así, no pueden resucitar ante las fallas del sistema. En este artículo, daremos una serie de consejos para evitar que eso suceda.

No es casual que el 20% de los recursos de TI se los dedique a las implementaciones de software. Se trata de la vieja regla 80-20 o el Principio de Pareto, para aquellos que están familiarizados con la jerga oficial, y para los que no, el Principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20 y recibe este nombre en honor a Vilfredo Pareto, quien lo enunció por primera vez, basándose en el denominado conocimiento empírico.

Los vendedores son muy conscientes de este porcentaje en las ventas, ya que del 80% de los ingresos, el 20% proviene de los clientes. Y en TI, del 80% de los ingresos el 20% proviene de las actividades.

No se trata de superstición. Todo esto no es más que la naturaleza humana. Y en el caso de las implementaciones de software, incluyendo el CRM, la verdad es que el 80 % de las veces la gente no piensa lo suficientemente bien como para alcanzar el éxito del proyecto.

Aunque suene raro, los gigantes corporativos más disciplinados no planifican adecuadamente, al igual que los pequeños y que las nuevas empresas inexpertas.

El caso de Nestlé como ejemplo

Hace unos años, Nestlé puso en marcha un proyecto de ERP en toda la empresa que renovó todo, desde la contabilidad, hasta su CRM. Debido a un exceso de confianza, quitaron el antiguo sistema en simultáneo a la implementación del nuevo sistema: los resultados fueron catastróficos. Y durante la crítica temporada de Halloween, los clientes no pudieron realizar sus pedidos. Así, Nestlé perdió 700 millones de dólares en ventas!

En pocas palabras, el 80 % de las empresas fracasan a escuchar el proverbio, “Una planificación adecuada evita los malos resultados“. Así es que antes de instalar el nuevo software de CRM de código abierto, tómese el tiempo – mucho tiempo – para planificar el proceso evaluando hasta el último detalle.

A continuación, dos listas de para ayudarlo a hacer las cosas bien:

Las soluciones CRM de código abierto requieren algunos pasos adicionales a considerar en el proceso de planificación. Algunos paquetes son muy populares, ya que son completamente personalizables y tan potentes como otras soluciones CRM que suelen ser más caras.

Pero hay que tener en cuenta que el software CRM de código abierto trae por lo general problemas de soporte técnico, manías, y otras cuestiones que deberían tener presente con anticipación.

Check list previa a la ejecución

Antes de instalar un paquete de CRM de código abierto, no debe olvidar incorporar lo siguiente:

  • Entender los requisitos de su empresa. Tomar notas detalladas sobre cómo los empleados utilizan realmente el sistema CRM.
  • Eliminar las actividades que son superfluas. Añadir las actividades que aumentan de valor.
  • Hablar con las personas apropiadas para aprender cómo se realizan estas. Lo más importante es aprender que una solución CRM puede mejorar las responsabilidades del trabajo del día a día.
  • Documentar todo lo que se aprende (esto puede llegar a ser muy útil)
  • Determinar el presupuesto para su proyecto de CRM. El costo del software de código abierto puede parecer insignificante, pero podría valer la pena contar con un apoyo profesional.
  • Un mapa para determinar los módulos necesarios así como los que no tiene que instalar. Cuanto más sencilla sea la aplicación, menos probabilidades de que falle.
  • Realice una implementación piloto para instalar y configurar el software CRM de código abierto basado en los requisitos de su negocio y en el plan de implementación. A continuación, haga que los usuarios prueben el sistema.
  • Realice cambios en el sistema basado en la retroalimentación del usuario. No haga un cambio sólo porque usted piensa que sería bueno. Déjese guiar por los comentarios del usuario.
  • Capacite a los empleados sobre el nuevo sistema antes de que se enfrentan a su uso.
  • Migrar los datos del sistema antiguo.

Lista de verificación – Check list

El diablo está en los detalles

Además de las actividades previas a la ejecución, es conveniente que se reúna con expertos para identificar lo esencial y los elementos arenosos que pueden llegar a hacer o deshacer una implementación CRM de código abierto.

Si usted tiene piensa que gastará el 80 % de su tiempo en planificar su CRM de código abierto, esta lista lo ayudará a evitar esa pérdida de tiempo y dinero extra, como lo sucedido con Nestlé, que aprendió la lección demasiado tarde.

La experiencia es lo que se obtiene inmediatamente después de que suceden las cosas. Pero a veces, es demasiado tarde…

Fuente: www.InsideCRM.com
Adaptado por la División consultoría de Evaluandocrm.com

 

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