CRM y Factura Electrónica en México

Impulsadas por la actual tendencia de reducción de costos e incremento de utilidades, así como por regulaciones gubernamentales e iniciativas ecológicas de las empresas, las soluciones de administración de factura electrónica en autoservicio han tenido un crecimiento explosivo que, se prevé, continuará.

Para algunas empresas migrar hacia opciones Online podría representar un gasto innecesario: invertir en costosas herramientas de TI, capacitar personal, transformar la manera tradicional de operar, por mencionar sólo algunos motivos. No obstante, los directivos deben considerar que el entorno económico no volverá a ser “como antes”. Ahora sobrevivirán sólo aquellas compañías que sean capaces de innovar en tiempo real.

De acuerdo a la Nueva Normalidad Económica, el reto para las organizaciones está en re-diseñar estrategias diferentes para cautivar más clientes y retener a los que ya forman parte de la cartera. Por eso, una solución especializada en auto-servicio podrá garantizar no sólo la lealtad del cliente –debido a la experiencia de usuario en la red–, también asegura importantes ahorros en administración y operación.

Cambios regulatorios impulsan la factura electrónica en México

En los últimos años se ha modificado el marco regulatorio para permitir el uso de este tipo de tecnologías. Apenas en agosto de este año la Asamblea Legislativa del Distrito Federal en México aprobó la legalidad de las facturas electrónicas en procesos legales. En la propuesta del Poder Ejecutivo Federal se incluye la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas para montos superiores a $2,000 pesos y la exención de necesidad de tener un archivo físico de facturas.

Aunque estos cambios aún deben ser aprobados por el Congreso, representan la intención del Gobierno de apoyarse en la factura electrónica como un medio para reducir la evasión fiscal y mejorar el medio ambiente.

Hoy, tan sólo 1,600 empresas en México generan facturas electrónicas con Certificado Fiscal Digital, en caso de ser aprobada esta propuesta todas las empresas estarán obligadas a hacerlo, algunas con sus propios sistemas y otras a través de proveedores de estos servicios.

¿Qué es una solución de Administración de Factura Electrónica?

Las más completas soluciones de administración de factura electrónica que existen hoy en el mercado, parten de las facturas generadas por los sistemas de facturación o billing, y sus funciones incluyen, entre otras:

  • Integración de la factura (cuando procede de diversas fuentes)
  • Obtención del Certificado Fiscal Digital, según la regulación gubernamental vigente
  • Aclaraciones en línea sobre la factura
  • Pago electrónico de la factura con tarjeta o transferencia bancaria con opciones de cargo automático recurrente
  • Comparativos contra consumos históricos y presupuestos definidos por el usuario

¿Cuáles son las principales características y beneficios?

Los beneficios de estas soluciones se miden en los siguientes procesos relacionados con la administración de la factura electrónica:

1- Emisión y distribución de las facturas. Se estima que en México 20 millones de usuarios reciben al menos un estado de cuenta mensual. El costo de emisión y distribución por factura es de $5 pesos. A través de programas de selección de la factura electrónica se puede lograr que entre un 25% y 30% de los usuarios elijan la versión electrónica de la factura con el consiguiente ahorro.

2- Pago electrónico. Debido a la integración de medios electrónicos de pago en la aplicación, es posible reducir en dos días la cobranza de las facturas.

3- Archivo de las facturas. Aprovechando la regulación fiscal es posible ahorrar espacio en el archivo físico de las facturas generadas.

4- Consultas y aclaraciones. Gracias a la interactividad y a la riqueza de la información proporcionada al usuario así como a la modalidad de autoservicio de la aplicación, se logran reducciones de entre el 60% y 90% en las llamadas al call-center para aclaraciones. Además del ahorro en costo, se han logrando mayores índices de lealtad de los usuarios.

5- Independencia del facturador. Fácilmente integrable a cualquier infraestructura existente a través de una interfase (API) flexible.

6- Promoción dirigida—Incremento de ingresos a través de venta cruzada o incremental mediante sugerencias de ofertas y promociones en el momento en que el cliente consulta su factura.

Factura electrónica: iniciativa verde

Uno de los más grandes impulsores del uso de las facturas electrónicas es la reducción del impacto al medio ambiente en la impresión y distribución de las mismas.

Por ejemplo, una empresa que logre que un millón de suscriptores reciba la factura electrónica en lugar de la física, ahorraría:

  • 280 toneladas métricas de papel
  • 565 toneladas métricas de árboles
  • Prevenir 280 toneladas métricas de desperdicio sólido, y prevendría
  • 19 millones de litros de agua
  • La emisión de 725 toneladas métricas de gases de efecto invernadero:

¿Cuál es el ROI de este tipo de soluciones?

En general, los clientes logran el retorno de la inversión en menos de un año.

Existen soluciones disponibles bajo el modelo de Software como Servicio (SaaS) permitiendo una rápida implementación y operación de clase mundial con costos más bajos. Gracias a las economías de escala de este modelo es posible ofrecer la solución en una fracción del costo de impresión y distribución de estados de cuenta.

Adicionalmente a las ventajas en costos y operación, al mejorar la experiencia del cliente en las interacciones asociadas a facturación, las organizaciones incrementan la lealtad del cliente, generando una mejor relación de ganancia por cliente. Esto, definitivamente, acelera el ROI a menos de un año.

Al incrementar la calidad en el servicio, las ganancias crecerán considerablemente.

Por Roberto Martínez, Especialista CRM On Demand, Oracle México

 

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