En foco: Supplier Relationship Management (SRM)

Como parte de la cadena de valor, los proveedores pueden contribuir a la innovación y crecimiento de una empresa. Para eso se requiere una asociación estratégica, con relaciones fluidas basadas en el desempeño, el cumplimiento de compromisos y regulaciones. ¿Qué es el software de Gestión de relaciones con proveedores o Supplier Relationship Management (SRM)?

Es el software que permite a una compañía mantener la asociación estratégica con sus proveedores de manera rentable y eficaz. Un contrato entre un proveedor y su cliente pasa por muchas etapas a través de su ciclo de vida. Con el fin de seguir siendo competitivas, las empresas deben asegurarse de que los proveedores están sosteniendo su parte del trato. Para ello es necesario evaluar constantemente su desempeño, una tarea difícil que es facilitada por el software SRM. Como parte de la cadena de valor, los proveedores pueden contribuir a la innovación y crecimiento de una empresa. De hecho, una compañía puede introducir innovaciones en el mercado con la rapidez que le permita el más lento de los integrantes de su cadena de abastecimiento. Y la calidad de sus productos será tan buena como lo sea el más débil de los eslabones de esa cadena.

Características y funcionalidad.

Al igual que la gestión de relaciones con clientes (CRM), SRM está diseñado para manejar las relaciones desde el contacto inicial hasta los ciclos de compra en curso. Sin embargo, dado que va a administrar la información del proveedor, en lugar de la información del cliente, los datos tiene el foco marcadamente diferentes, incluyendo bases de datos de material, clasificaciones y más.

Los procesos de Gestión de Relaciones con Proveedores, se pueden dividir en 4 etapas:

Diseño cooperativo.

Consiste en la integración de los problemas relativos al suministro desde el momento en que se diseña el producto al involucrar a los proveedores a través de una herramienta de diseño cooperativo mientras se aseguran mínimos costos de gestión en todos los niveles.

Tomando en cuenta que cerca del 70% de los costos de un producto pueden atribuirse a la etapa del diseño, la vinculación de las decisiones sobre definición de fuentes de suministros con las decisiones asociadas al desarrollo del producto puede reducir de manera considerable los costos e incrementar los márgenes de utilidades.

Identificación de los proveedores.

En esta etapa el objetivo es identificar potenciales proveedores y calificarlos de acuerdo a sus costoss, capacidad de producción, plazos de entrega y garantías de calidad. Al finalizar esta etapa, se invita a los mejores proveedores a presentar ofertas.

Selección de proveedores.

Se realiza por medio de un mecanismo conocido como “Reverse Auctions” o de subasta inversa donde se invierten las funciones de comprador y vendedor. Las herramientas SRM poseen, por lo general, una interfaz de ofertas que permite realizar tres tipos de solicitudes:

  • Solicitud de información: también conocida como RFI o Request for Information.
  • Solicitud de propuesta: conocida como RFP o Request for Porposal.
  • Solicitud de precios: conocida como RFQ o Request for Quotation.

Negociación.

El propósito de esta etapa es formalizar el contrato entre la empresa y el proveedor que ha sido seleccionado. Es probable que se incluyan cláusulas relacionadas con la logística, las condiciones de pago, la calidad del servicio o cualquier otra obligación en particular.

Características específicas de un software SRM.

Evaluaciones de desempeño.

El SRM le permitirá al usuario utilizar indicadores de rendimiento clave (Key Performance Indicator – KPI) para llevar a cabo evaluaciones de calidad y un conocimiento exhaustivo de las desviaciones.

Evaluación de riesgos.

Los cuadros de mandos permiten la segmentación de proveedores por las variables de riesgo definidas por el usuario, para ayudar a determinar que los socios presentan el menor riesgo en las áreas más importantes.

Gestión de absatecimiento centralizada y colaborativa.

El SRM permite que las materias primas del proceso productivo consideradas como riesgosas, puedan administrarse con una gestión centralizada de abastecimiento. La colaboración facilita el uso de una base de datos centralizada de información par:

  1. Agilizar los procesos de licitaciones, concursos de precios.
  2. Consolidar y distribuir los contratos.
  3. Asegurar el cumplimiento de de los protocolos aplicables.

Cumplimiento de regulaciones.

Los SRM’s de mayor calidad usan motores de reglas de negocios, combinados con las regulaciones legales, para reducir la carga de responsabilidades en las personas y mejorar el cumplimiento de los protocolos de gestión

Funcionalidades recientes.

Varios productos del mercado han estado trabajando en el mejoramiento de su oferta SRM. Entra las funcionalidades más recientes se destacan:

  • Ajustes de flujo de trabajo, tales como permitir al usuario crear el RFI, RFP y RFQ directamente desde el módulo de compras.
  • Módulos de adquisiciones más avanzados y rápidos.
  • Manejo de contratación sostenible dentro de la definición de recursos estratégicos (por ejemplo los parámetros de sostenibilidad durante la selección del producto).
  • Declaración de los parámetros contractuales de la relación.
  • Herramientas de evaluación comparativa.

Evaluación de software SRM.

Las tendencias económicas mundiales han tenido un efecto directo sobre el mercado de software SRM. En los últimos años, más organizaciones inviertieron en software SRM para establecer nuevas formas de reducir el gasto y limitar el riesgo. Con el fin de maximizar el rendimiento de los proveedores y obtener el máximo provecho de sus gastos, las empresas están utilizando los sistemas de SRM para crear informes con conocimiento de que les darán la ventaja durante la evaluación del contrato y renegociación. La necesidad de las relaciones internacionales se ha extendido a las cadenas de suministro en todo el mundo, y muchos vendedores han mejorado la gestión con sus proveedores y el alcance de la relación para continuar con esta tendencia.

En este contexto, la gestión de riesgos tiene que ser más meticulosa de lo que era. El SRM ayudará a los usuarios hacer frente a los problemas imprevistos del comercio mundial, asistiendo a otros usuarios con análisis de escenarios de crecimiento y de riesgo, los sistemas de. Cuando se evalúa un software de SRM, las siguientes preguntas deben formar parte de la evaluación:

  • ¿Su organización está buscando invertir en infraestructura tecnológica para una implementación en la empresa o está interesada en las capacidades ofrecidas por las implementaciones basadas en la Web o en la nube?
  • ¿El sistema le permite comparar el desempeño de los proveedores a través de su propio conjunto de variables ponderadas?
  • ¿El software ofrece la funcionalidad necesaria para satisfacer las necesidades únicas de su organización?
  • Por ejemplo, supervisar que los proveedores cumplan con los reglamentos específicos que se ocupa de su industria?
  • ¿Podrá dar soporte a los marcos institucionales existentes para la gestión de relaciones con los proveedores?
  • ¿Se podrán integrar a los proveedores en el proceso de negocios?
  • ¿Se podrá integrar el software con el sistema de planeamiento y el procesamiento de órdenes?

Beneficios de gestionar relaciones con proveedores.

  • Mayor nivel de cumplimiento de contratos.
  • Menores tiempos en la definición de fuentes de aprovisionamiento.
  • Mayor eficiencia en los procesos de compras.
  • Menores costos totales de aprovisionamiento.
  • Aumentar la productividad y el flujo de fondos.

 

Por División Consultoría de Evaluando CRM

 

Deja un comentario